Thẩm quyền ký kết Hợp đồng - điều khoản và góc nhìn

Lâu rồi không đăng đàn chia sẻ quan điểm cá nhân về pháp chế doanh nghiệp rồi (sự lười biếng, trì hoãn thật là đáng nể thật sự). Chủ đề khai bút (cuối năm) lần này là chủ đề về Thẩm quyền ký kết hợp đồng. Mặc dù, không phải là một chủ đề mới lạ trong các bài viết về tính hiệu lực của Hợp đồng, tuy nhiên, tôi mới (cũng lâu rồi) đọc được một điều khoản rất thú vị để thể hiện sự trung thực, thiện chí trong việc tham gia ký kết hợp đồng, chia sẻ lên blog này để phân tích một chút. 

Điều khoản như sau:

"Mỗi Bên trình bày và bảo đảm đối với Bên còn lại rằng: 

• Bên đó là một công ty được thành lập và đang hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam. Bên đó có đầy đủ thẩm quyền và sự cho phép cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh hiện tại của mình. 
• Bên đó có đầy đủ thẩm quyền và quyền hạn cần thiết và đã thực hiện tất cả các thủ tục nội bộ cần thiết và đã đạt được mọi sự cho phép cần thiết trong nội bộ công ty để ký kết và thực hiện tất cả các nghĩa vụ của mình được quy định trong Hợp Đồng này. Việc ký kết Hợp Đồng này sẽ không vi phạm bất kỳ tài liệu quản trị nội bộ nào bao gồm Điều lệ (hoặc tài liệu tương đương) và Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh hoặc bất kỳ Hợp Đồng hoặc thỏa thuận nào mà Bên đó là một bên.
• Sau khi đã được ký kết và chuyển giao hợp lệ bởi các Bên, Hợp Đồng này tạo thành nghĩa vụ hợp pháp, có hiệu lực và ràng buộc đối với mỗi Bên và có thể thi hành đối với Bên kia theo đúng các điều khoản của Hợp Đồng này.
• Bên đó không bị mất khả năng trả nợ hoặc không có thủ tục phá sản nào đã được tiến hành hoặc đe dọa xảy ra hoặc đang được tiến hành.
• Không có vụ kiện, khiếu nại, thủ tục tố tụng hoặc điều tra nào đang được tiến hành hoặc đe dọa xảy ra chống lại Bên đó hoặc bởi Bên đó mà có thể ảnh hưởng một cách bất lợi đến khả năng thực hiện các nghĩa vụ của mình theo Hợp Đồng này. 
• Mỗi Bên bảo đảm và khẳng định rằng không có giải trình hay thông tin nào được lập hoặc cung cấp bởi chính mình hay nhân danh mình chứa đựng bất kỳ thông báo sai về một yếu tố quan trọng hay bỏ qua một yếu tố quan trọng cần phải giải trình hay bỏ qua thông tin đúng. Mỗi Bên bảo đảm và khẳng định thêm rằng Bên mình sẽ tiến hành tất cả các bước cần thiết để duy trì sự chính xác của tất cả các khẳng định và bảo đảm do Bên mình thực hiện trong Hợp Đồng này."

Thực ra, nếu đọc qua điều khoản này, tôi chỉ thấy quy định dài dòng, phức tạp, nhưng ngồi ngẫm một chút thì tôi lại thấy nó hay. Để tôi giải thích cho bạn nghe, trong thực tế hành nghề tại doanh nghiệp (đặc biệt là nhà thầu thi công) tôi thấy rằng, rất khó để kiểm chứng người có đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng với doanh nghiệp mình bằng việc yêu cầu phía Bên kia cung cấp Điều lệ công ty. Tôi không hiểu sao việc Ngân hàng yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp Điều lệ công ty cho họ kiểm tra rất dễ, nhưng nếu đối tác đề nghị cung cấp Điều lệ công ty để xác định người có đủ thẩm quyền ký kết Hợp đồng lại rất khó. Tôi đoán, Bên nào cho vay tiền thi bên đó có quyền?! Quay trở lại với vấn đề về việc xác minh thẩm quyền của người ký kết hợp đồng gặp nhiều khó khăn như vậy, thì việc quy định một điều khoản minh thị về việc các Bên phải cam kết và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và đối tác về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng quả là một nước đi rất xuất sắc.

Nói thêm về việc xác minh người có thẩm quyền bằng việc kiểm tra Điều lệ công ty. Như chúng ta đều biết, Điều lệ công ty là văn bản pháp lý cao nhất của công ty đó, có thể ví nó như là "Hiến pháp" của doanh nghiệp vậy. Ở đó, quy định về thẩm quyền của Bộ máy quản lý điều hành doanh nghiệp. Vậy, việc kiểm tra thẩm quyền ký kết ở Điều lệ là quá chuẩn rồi. Nhưng nhiều người (trong đó có tôi ngày trước) nghĩ là người đại diện theo pháp luật ký là được rồi, chỉ cần kiểm tra trong Đăng ký kinh doanh là xong, đâu cần phải kiểm tra Điều lệ công ty. Suy nghĩ này thật sự quá ngây thơ và non nớt. Nếu quy mô công ty nhỏ, mô hình công ty đơn giản, loại hình công ty đơn giản thì rủi ro sẽ không lớn khi không kiểm tra Điều lệ để xác định thẩm quyền, tuy nhiên, với các doanh nghiệp quy mô lớn, cơ cấu tổ chức và phân chia phạm vi quyền hạn của bộ máy quản lý, điều hành lại phức tạp và có sự phân cấp rõ rệt hơn. Cho nên, thẩm quyền quyết định ký kết Hợp đồng trong nhiều trường hợp thuộc về Hội đồng quản trị/ Đại hội đồng cổ đông chứ không phải là người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật chỉ là đại diện theo uỷ quyền của các cơ quan kia thực hiện nhiệm vụ/ công việc được uỷ quyền mà thôi. Đó là còn chưa kể đến các vấn đề về thủ tục, quy trình để Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông ra quyết định có được thực hiện đúng hay không, có ảnh hưởng đến quyết định của các cơ quan này hay không, và rất nhiều vấn đề khác nữa. 

Khi hiểu được sự phức tạp trong việc xác định thẩm quyền ký kết hợp đồng, tôi đọc điều khoản hợp đồng trên thấy hay lắm. Dường như, điều khoản này đã quét hết được các trường hợp vi phạm liên quan đến người ký hợp đồng không đủ thẩm quyền, để đưa vào điều khoản, nhằm đảm bảo Hợp đồng được ký kết bởi người có đủ thẩm quyền.