Nhân viên pháp chế (A) mới làm việc khoảng 1 tuần, được giám đốc B giao nhiệm vụ giải quyết vụ việc tranh chấp giữa công ty và thầu phụ C – chậm tiến độ thi công. Sau 05 ngày làm việc, A đã gửi báo cáo pháp lý 15 trang A4 cho giám đốc B, kết cấu báo cáo gồm 7 phần: (i) vấn đề pháp lý cần tư vấn; (ii) danh mục hồ sơ, tài liệu đã nghiên cứu; (iii) tóm tắt nội dung vụ việc; (iv) văn bản pháp luật áp dụng để tư vấn; (v) ý kiến pháp lý; (vi) phương án giải quyết; (vii) kết luận và đề xuất.Giám đốc B nhận xét: tiến độ thực hiện công việc của A quá chậm, không hiệu quả; báo cáo pháp lý quá dài, không tập trung giải quyết 03 vấn đề mà giám đốc B quan tâm: (i) Cty có quyền chế tài gì với thầu phụ C; (ii) cách thức thực hiện chế tài đó ra sao; (iii) về pháp lý cần làm gì để vấn đề hiện tại được giải quyết dứt điểm.
2. Xác định yêu cầu công việc
- Yêu cầu 1: Tư vấn xử lý hành vi vi phạm hợp đồng
- Yêu cầu 2: Soạn thảo văn bản gửi đối tác
- Yêu cầu 3: Chuẩn bị ý kiến, biên bản cuộc họp
2.1 Yêu cầu 1: Tư vấn xử lý hành vi vi phạm hợp đồng
- Nghiên cứu toàn bộ hồ sơ vụ việc có liên quan đến vấn đề cần giải quyết => đánh giá các tài liệu, tóm tắt vụ việc => hiểu bản chất vấn đề => áp dụng quy định pháp luật => đưa ra cơ sở, ý kiến, phương án giải quyết.
- Báo cáo pháp lý/ Thư tư vấn đảm bảo: vấn đề pháp lý cần tư vấn; Ý kiến pháp lý; Phương án giải quyết đề xuất.
- Vấn đề pháp lý của tình huống: Xác định hành vi vi phạm hợp đồng của thầu phụ C => xác định quyền áp dụng chế tài xử lý vi phạm với thầu phụ C => chế tài xử lý vi phạm được áp dụng là gì.
+ Các bên có thỏa thuận chế tài trong Hợp đồng không? Nếu có, chế tài xử lý vi phạm là gì? Nếu không, có căn cứ pháp luật để xử lý vi phạm không?
+ Phải xem xét mức độ vi phạm; nội dung của chế tài áp dụng; thủ tục để thực hiện việc áp dụng như thế nào? Thủ tục ở đây là các bước công ty cần thực hiện để giải quyết hành vi vi phạm hợp đồng của đối tác được quy định trong hợp đồng/ pháp luật có liên quan; không phải là thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước.
+ Trường hợp tiếp tục vi phạm thì giải pháp khắc phục là gì?
2.2 Yêu cầu 2: Soạn thảo văn bản gửi đối tác
- Dự kiến các văn bản mà công ty cần soạn thảo và gửi cho đối tác (nếu có).
- Trường hợp thầu phụ C vi phạm hợp đồng, theo thỏa thuận trong Hợp đồng, thầu chính được quyền lựa chọn tạm ngừng thực hiện hợp đồng, đình chỉ thực hiện hợp đồng, hoặc hủy bỏ hợp đồng, ngoài ra có thể áp dụng buộc bồi thường thiệt hại, trả lãi chậm thanh toán, buộc thực hiện thỏa thuận, xử lý tài sản đảm bảo (thu hồi bảo lãnh)
=> việc lựa chọn chế tài xử lý vi phạm hợp đồng: tam ngừng, đình chỉ, hủy hỏ bợp đồng: thầu chính phải thông báo cho bên kia biết về việc áp dụng chế tài.
=> áp dụng các chế tài bổ sung: buộc bồi thường thiệt hại, xử lý tài sản đảm bảo ... cần phải trải qua quá trình dài, phát hành nhiều văn bản, làm việc với nhau nhiêu lần, thậm chí phải giải quyết tại cơ quan Tòa Án, Trọng tài.
2.3 Yêu cầu 3: Chuẩn bị ý kiến, biên bản cuộc họp
- Chuẩn bị ý kiến về nội dung được thảo luận, bàn bạc, giải quyết tại cuộc họp nếu có phát sinh, bao gồm:
- Ý kiến phát biểu cho Giám đốc khi tham gia cuộc họp;
- Ý kiến của bản thân pháp chế (nếu Giám đốc yêu cầu phát biểu/ đại diện theo ủy quyền)
- Chuẩn bị biên bản họp: đảm bảo không bỏ sót các nội dung pháp lý cần đưa vào biên bản (lên khung. sườn cuộc họp, các ý chính, thể thức trình bày biên bản họp)
3. Bài học kinh nghiệm
3.1. Cần làm rõ yêu cầu khi nhận việc
- Khi được giao việc, cần xác định rõ yêu cầu công việc và thời gian hoàn thành công việc. Đây là 2 yếu tố quyết định đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
- Nếu khi được giao việc, chưa nắm rõ được 2 nội dung trên, pháp chế cần chủ động hỏi lại người giao việc để làm rõ => phân chia công việc, lên kế hoạch, bố trí thời gian để thực hiện công việc đảm bảo kịp tiến độ đã đặt ra.
3.2. Cần thường xuyên cập nhật tình hình vụ việc
- Công việc của pháp chế là công việc hỗ trợ cho việc điều hành của cấp trên. Việc quản lý điều hành không phải lúc nào cũng đi theo một trật tự nhất định, có thể thay đổi rất nhanh chóng vì tình tiết mới phát sinh => cập nhật thường xuyên tình hình vụ việc giúp pháp chế đưa ra các giải pháp phù hợp hơn.
- Ví dụ: Thầu phụ có văn bản đề xuất 1 giải pháp hợp lý hoặc trao đổi qua điện thoại, tin nhắn, .. được Thầu chính chấp thuận, pháp chế cập nhật được thông tin này cần phải nhanh chóng soạn thảo biên bản làm việc, trình cấp quản lý duyệt, gửi cho nhà thầu phụ ký và lưu hồ sơ lại, để làm căn cứ pháp lý xử lý vi phạm nếu nhà thầu phụ tiếp tục vi phạm.
3.3. Quan tâm đến cách làm của cấp trên khi báo cáo
- Mục đích của báo cáo pháp lý là giúp người nhận cập nhật được các thông tin pháp lý quan trọng, tiếp nhận các phương án, giải pháp pháp lý để đưa ra các quyết định cụ thể nhằm xử lý công việc quản trị, điều hành.
- Người lập báo cáo phải lưu ý các vấn đề sau: yêu cầu tư vấn, cách thức tư vấn, quy định về báo cáo, lịch trình công việc, thói quen làm việc của người nhận báo cáo.
- Cách trình bày, sắp xếp các vấn đề được đưa vào báo cáo cũng phải được lưu ý:
+ Đối với người nhận báo cáo không có kiến thức chuyên sâu về pháp luật, bận rộn, ít có thời gian (Giám đốc điều hành, Chủ tịch,...):
> Báo cáo phải ngắn gọn - ngay từ phần đầu của báo cáo cần phải thể hiện được vấn đề mà người được báo cáo cần đọc ngay: "Có phương án pháp lý giải quyết được yêu cầu công việc đã đặt ra hay không?"
> Những nội dung liên quan đến pháp lý: phân tích ngắn gọn, đưa vào phần sau của báo cáo
+ Đối với người nhận báo cáo có kiến thức chuyên sâu về pháp luật (Trưởng phòng pháp chế): Nội dung báo cáo có thể trình bày trình tự theo hướng: (i) vấn đề pháp lý cần tư vấn; (ii) danh mục hồ sơ, tài liệu đã nghiên cứu; (iii) tóm tắt nội dung vụ việc; (iv) văn bản pháp luật áp dụng để tư vấn; (v) ý kiến pháp lý; (vi) phương án giải quyết; (vii) kết luận và đề xuất.
3.4. Cần tìm hiểu, thích nghi nhanh với môi trường mới
Môi trường làm việc tại tổ chức hành nghề luật sư và tại doanh nghiệp là khác nhau:
- Yêu cầu công việc và Tiến độ hoàn thành công việc
- PCDN: công việc phụ thuộc vào các công việc được người quản lý giao => phạm vi công việc, thời gian hoàn thành công việc có thể thay đổi rất nhanh chóng, tùy thuộc vào tình hình thực tế phát sinh.
- TLLS: công việc do LS giao dựa trên công việc đã thống nhất trước với khách hàng => ít khi có sự thay đổi về phạm vi công việc. Tiến độ công việc tuân thủ theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng => khá chủ động về thời gian hoàn thành công việc.
- Nội dung của báo cáo pháp lý:
- PCDN: báo cáo pháp lý ngắn gọn, cụ thể, tập trung vào các yêu cầu mà người quản lý giao => nhanh chóng tiếp cận, giải quyết sớm các công việc đang phát sinh trong hoạt động điều hành hằng ngày.
- TTLS; báo cáo pháp lý phải trình bày đầy đủ, cụ thể, chi tiết các vấn đề theo đặc thù hoạt động dịch vụ pháp lý.
Nếu công ty chưa ban hành quy trình xử lý công việc, người làm pháp chế doanh nghiệp cần lưu tâm đến cách vận hành hằng ngày, tìm hiểu qua các nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp, để nhanh chóng thích nghi.
(to be continue...)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét